Makalah Kepemimpinan Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam artikel kali ini saya mencoba menulis hasil karya ilmiah saya dengan judulnya kepemimpinan (Leadership).Saya berfikir bagaimana cara mempresentasikan makalah saya kepada lebih banyak orang lagi selain kepada teman2 semahasiswa saya.Dan saya menemukan cara ini,yaitu dengan mengaploadnya di blogger,dan harapan saya semoga artikel ini dapat membantu teman2 mahasiswa ataupun teman2 yang bukan mahasiswa yang membutuhkan sebuah karya ilmiah yang sesuai dengan judul artikel ini,saya berharap semoga artikel ini sanagt membantu anda dalam penyelesain tugas2 Anda. Berikut saya uraikan dari awal dan mohon maafbila anda terganggu dengan covernya,tetapi saya harap Anda puas dengan isinya,,,,,(hehehehehehehe Just kidding).
Okeyyy,,,, to the point aja cobbb,,,,!!!!

MAKALAH

Tentang :

KEPEMIMPINAN

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun Oleh :

IRAMANSYAH

( NIM : 11.1.00463 )

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI “ DHARMALA “

YOGYAKARTA

2012

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,yang telah melimpahkan Rahmat serta Hidayah-Nya  kepada kita semua sehingga dalam penyelesaian tugas makalah ini menjadi lancar dan tanpa ada kesulitan sedikitpun.

Dengan adanya Makalah tentang "KEPEMIMPINAN" ini,kita semua dapat mengetahui bagaimanakah kiat-kiat untuk menjadi seorang pemimpin yang baik,bijaksana dan bermartabat.Jika seorang pemimpin tidak memliki keterampilan seperti yang telah saya sebutkan di atas, maka sia-sialah sorang pemimpin tersebut.Demikian makalah ini saya  susun dengan semaksimal mungkin,meski di dalamnya masih belum lengkap karena sayapun  adalah Manusia biasa yang tak lepas dari kekeliruan ataupun kekurangan.

Harapan  saya semoga Makalah ini dapat bermanfaat yang umumnya bagi kita semua,khususnya bagi saya pribadi  yang telah menyusun Makalah ini.    

Yogyakarta,Maret 2012
Penulis

BAB I
PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat (manusia dan sumber daya lainnya) dalam suatu organisasi.Tanpa adanya seorang pimimpin suatu organisasi tidak akan berjalan dengan baik dan sempurna,ini berarti peran seorang  pemimpin sangat penting  dalam sebuah organisasi.Oleh sebab itu kepemimpinan adalah suatu pondasi yang  menompang seluruh kegiatan organisasi.Didalam melaksanakan tugasnya seorang pemimpin harus memiliki keterampilan,skill,dan memiliki wawasan yang luas  agar organisasi berjalan dengan baik hingga tercapainya tujuan yang telah ditetpakan di orgaisasi tersebut.

B.  Rumusan Masalah 

Adapun rumusan masalah yang ingin dilihat dari pembelajaran tentang Kepemimpinan ini adalah :

-Untuk dapat  memahami apa itu definisi serta penegertian  dari Manajemen.

  - Untuk dapat mengetahui pengertian,definisi,sifat-sifat,peranan,serta kiat-kiat menjadi seorang pemimpin.

C.  Tujuan

Adapun tujuan yang ingin di capai dalam penyenyelesaian makalah ini adalah agarMahasiswa mampu membedakan bagaimana menjadi seorang pemimpin yang baik dan benar,dan agar terciptanya keinginan dari dalam diri Mahasiswa untuk menjadi seorang pemimpin yang benar dan bertanggung jawab.

BAB II

KEPEMIMPINAN

A. Manajemen Kantor

Pengertian

Management berasal dari kata latin yaitu “manus” yang artinya “to control by hand” atau “gain result”. Manajemen dapat didefinisikan sebagai “Proses perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pemimpinan, dan pengontrolan untuk optimasi penggunaan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien”.

Defifnisi lain tentang manajemen antara lain :

v Manajemen sebagai ilmu adalah sebuah proses perencanaan,pengorganisasian,dan pengarahan serta pengawasan anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

v Manajemen sebagai seni adalah  merupakan kekuatan pribadi yang kreatif ditambah dengan skill dalam pelaksanaan pekerjaan untuk mempengaruhi orang lain.

Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.

v Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

v Secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya.

 Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Manajemen kantor sering disebut pula “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :

1.   Merencanakan.

2.   Mengorganisasikan.

3.   Mengarahkan.

4.   Mengendalikan.

5.   Mengoordinasikan .

6.   Mengawasi.

7.   Menyempurnakan.

8.   Menertipkan ketatausahaan.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Adapun aktivitas kantor adalah :

·  Menulis.

·  Mengarsip.

·  Mencek.

·  Kegiatan komunikasi.

·  Penyusunan Laporan.

·  Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Tujuan Kantor terdiri atas :

·  Penerima Informasi.

·  Pencatatan Informasi.

·  Penyusunan Informasi.

·  Pemberian Informasi.

·  Perawatan Aktiva.

B. Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang lain, seseorang atau kelompok, agar berprilaku dan berbuat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat (manusia dan sumber daya lainnya) dalam suatu organisasi.

Sifat- Sifat Seorang Pemimpin Yang Baik

·  Memiliki kondisi fisik yang sehat.

·  Berpengetahuan luas. Berpengetahuan luas tidak selalu dapat diidentikkan dengan berpendidikan tinggi.

·   Berpengetahuan luas menyangkut wawasan dan visi, tidak terjebak hanya pada bidang keahliannya saja.

·  Mempunyai keyakinan dan percaya diri yang tinggi.

·  Mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas tujuan yang hendak dicapai.

·  Memiliki stamina (daya kerja) dan entusiasme yang besar.

·  Gemar dan cepat mengambil keputusan.

·  Objektif.

·  Adil dalam perlakuan terhadap bawahan.

·  Menguasai prinsip-prinsip human relations.

·  Menguasai teknik-teknik berkomunikasi.

·  Dapat bertindak sebagai penasehat, guru, dan kepala terhadap bawahan; tergantung situasi dan masalah yang dihadapi.

·  Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi.

Tipe-Tipe Pemimpin

1.   Tipe Otokratis
- Menganggap organisasi sebagai milik pribadi.
- Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.
- Bawahan sebagai alat semata.
- Tidak bisa menerima kritik, saran, dan pendapat.
- Terlalu bergantung pada kekuasaan formalnya.
- Sering menggunakan approach yang mengandung unsur paksaan dan punitif.

2.   Tipe Militeristik
- Menggerakkan bawahan dengan sistem perintah.
- Menggerakkan bawahan senang bergantung kepada pangkat dan jabatannya.
- Formalitas yang berlebih-lebihan.
- Menuntut disiplin tinggi yang kaku dari bawahan.
- Sukar menerima kritik.
- Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

3.   Tipe Paternalistik
- Menganggap bawahan manusia yang tidak dewasa.
- Bersikap terlalu melindungi (overly protective).
- Jarang memberi kesempatan kepada bawahan untuk mengambil    keputusan, inisiatif, dan mengembangkan daya kreasi dan fantasinya.
- Sering bersikap maha tahu.

4.   Tipe Kharismatik
Pemimpin dengan tipe ini mempunyai daya tarik yang amat besar dan umumnya mempunyai pengikut yang jumlahnya sangat besar.

5.   Tipe Demokratis
- Dalam menggerakkan bawahan bertitik tolak dari pendapat manusia adalah makhluk mulia.
- Mensinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi para bawahannya.
- Senang menerima saran, pendapat, bahkan kritik.
- Mengutamakan kerjasama (teamwork).
- Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif dan mengembangkan daya kreasi, biar salah setelah itu dievaluasi dan diperbaiki.
- Berusaha menjadikan bawahannya lebih sukses.
- Senantiasa mengembangkan kapasitas pribadinya sebagai pemimpin.

Agar seorang pemimpin itu kuat tanggap akan dunia lain,maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi antara lain :

1.   Perubahan diri pemimpin.

2.   Perubahan masalah.

3.   Perubahan tehnik informasi.

4.   Perubahan lingkungan

5.   Perubahan ruang lingkup

6.   Perubahan teknologi.

Tugas utama seorang  pemimpin adalah :

1.   Membuat keputusan.
Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.

2.   Menetapkan sasaran.
Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.

3.   Memilih dan mengembangkan petugas.

4.   Mengadakan komunikasi.

5.   Memberikan motivasi.

6.   Pengawasan pelaksana.

Kiat-kiat menjadi seorang Pemimpin yang hebat

Pemimpin yang hebat adalah pemimpin yang dapat bekerja secara efektif dengan mempertimbangkan sisi-sisi kemanusiaan bagi orang-orang yang dipimpinnya sebagai wujud pelayanan dari seorang pemimpin.

a.   Menjadi Pemimpin yang Efektif

Ada beberapa kiat untuk menjadi pemimpin yang efektif, antara lain :

1.   Berilah ruang aktualisasi bagi orang-orang yang Anda pimpin.

2.   Pandai-pandailah dalam menempatkan diri dalam organisasi yang Anda pimpin. Pemimpin yang efektif harus bersikap sedemikian sehingga ia dipandang hampir seperti anggota kelompok yang lain; dan pada saat yang sama harus membantu anggota kelompok agar mereka merasa bebas (tidak inferior).

3.   Anda harus mendengarkan suara anggota dari orang-orang yang Anda pimpin. Keterampilan dan kemauan untuk mendengarkan merupakan bagian dari human relationship seorang pemimpin.

4.   Pandai-pandailah mengelola keunggulan anggota Anda.

5.   Jadilah fasilitator pemecah masalah. Pemimpin tidak harus memecahkan masalahnya sendirian, cukuplah ia menjadi fasilitator pemecah masalah bagi orang-orang yang dipimpinnya.

6.   Anda harus fokus dan total.Anda harus fokus pada tugas Anda dan menjalankan tugas dengan sepenuh hati (total). Jika Anda hanya setengah-setengah maka anda tidak  ubahnya sebagai half leader (setengah pemimpin).

7.   Memimpinlah dengan attitude yang baik. Pemimpin akan dapat memimpin dengan efektif  jika ia senantiasa mengedepankan sikap positif dan menjauhi sikap negatif.

b.   Pemimpin yang Humanis
Pemimpin yang humanis adalah pemimpin yang mampu memenuhi kebutuhan anggota yang dipimpinnya.

c.    Memenuhi harapan bagi orang yang dipimpinnya

Selain terpenuhinya kebutuhan karyawan seperti gaji dan ruang untuk beraktualisasi, anggota dalam sebuah organisasi juga memiliki harapan tentang pemimpin mereka. Satu-satunya faktor yang ingin dilihat oleh sebagian besar karyawan pada pemimpin mereka adalah inspirasi.

Adapun ciri-ciri pemimpin yang menginspirasi adalah :

·     Fokus strategis yang tajam: bekerja berdasarkan sumber daya yang benar-benar dimiliki untuk menambah nilai riil.

·     Pemikir lateral: menggunakan sudut pandang yang luas, menggunakan pengalaman di luar sektor mereka sendiri.

·     Visi dan komunikasi; visi yang fokus pada konsumen tentang arah bisnisnya dan mampu mengkomunikasikannya dengan baik.

·     Berprinsip; berkomitmen, berani, percaya diri, meskipun dengan cara yang tenang.

·     Refleksif; senantiasa belajar, mau dikritik sebagai bahan refleksi diri.

·     Pengambil resiko; berani mengambil resiko dengan perhitungan yang matang.

·     Mudah ditemui; memiliki waktu untung sharing dengan anggota atau karyawan.

·     Menghargai sikap; mempercayai bahwa tanpa motivasi dan sikap yang benar tujuan organisasi tidak akan mudah dicapai.

Setiap pemimpin ingin menjadi pemimpin yang terbaik. Namun tidak semua pemimpin memiliki kiat dan instrumen untuk menjadi pemimpin yang terbaik. Mungkin banyak pemimpin yang mengklaim bahwa dirinya adalah pemimpin terbaik, namun itu hanyalah klaim pribadi sehingga ada kemungkinan salahnya.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan

Manajemen kantor  adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.

Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang lain, seseorang atau kelompok, agar berprilaku dan berbuat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat (manusia dan sumber daya lainnya) dalam suatu organisasi.

B.  Saran

Jadikanlah Makalah ini sebagai  pedoman Anda untuk menjadi seoarang pemimpin yang sukses dan hebat  serta jadikanlah Makalah ini sebagai panduan belajar bagi anak dan cucu Anda kelak agar menjadi seoarang  pemimipin yang hebat seperti Anda.

DAFTAR PUSTAKA

Davis,keith,Human Relations in Business. New york,Mc Graw-Hill,1957.

Heyel,carl,ed.,The Encyclopedia of Management. New york ,Reinhold,1963.

Danyer,J.C.,Office Management London,English Language Book Society,4 th ed.,1974.

Immer,John R.,Layout Planning Techniques.New york,Mc Graw-Hill,1950.

Blogger,MediaInternet.http://www.4shared.com/file/67505840/5f5e4041/MATERI__ADMINISTRASI__PERKANTORAN.htm,2011.

Saya sengaja tidak merubah struktur makalah agar lebih mempermudah teman2 semuanya untuk memahaminya,,,,,so,,,thankz eaaa,,,,,,dah mau mampir di blog saya,,,,,dan jangan lupa siain comentnya yachh,,,,,!!!